Budjetointi vs ennustaminen - Vai molemmat?

Maailma, liiketoiminta ja työtavat muuttuvat nopeammin kuin koskaan. Tarvitaanko enää budjetointia? Lyhyt vastaus: Kyllä tarvitaan. Mutta lue nyt kuitenkin blogi loppuun, niin kerron miksi ja miten budjetointi tukee esimerkiksi päätöksentekoa ja liiketoiminnan kasvua.

Pidempi vastaus: Ehdottomasti tarvitaan. Budjetointeja on erilaisia ja lisäksi rinnalle, ei tilalle, on tullut myös ennustaminen. Miten nämä kaksi eroavat toisistaan ja miten ne tukevat toisiaan? Siitä lisää kohta

Budjetointi lyhyesti

Jokaisella yrityksellä on joku budjetti, jonka puitteissa yritys voi toimia. Pienimmillään se on "tarvitsen näin paljon rahaa, koska kulut vievät näin paljon rahaa" - tyyppinen visio yrittäjän pään sisällä. Isommassa toiminnassa mukaan voisi tulla esimerkiksi kustannuspaikakohtainen budjetointi, kalustoon liittyvä budjetti sekä miksipä ei vaikkapa henkilöstön palkitsemiseen ja tukemiseen liittyvä budjetti. Budjetointi on syytä tehdä riittävällä tarkkuudella.

Budjetointi ja budjetti käsitteenä yleensä tarkoittaa vuosi- tai tilikausibudjettia. 

Rullaava budjetti

Nykyisin voidaan puhua myös niinsanotusta rullaavasta budjetista, joka ei varsinaisesti ole riippuvainen tilikausista tai vuosista vaan se rullaa tietyn aikajakson eteenpäin. Budjetin loppuun lisätään uusia kausia, sitä mukaa kun vanhoja tulee päätökseen. Rullaavan budjetin etuna on sen tuoma apu ja tuki nopeisiin päätöksiin, joissa tarvitaan dataa tueksi. Lisäksi rullaavaan budjettiin on helppo tehdä muutoksia nopeasti ja se sopii hyvin esimerkiksi kausivaihteluiden ennustamiseen.

Ennustaminen lyhyesti

Muuttuvan maailman ja työtapojen johdosta pelkkä staattisen vuosibudjetin laatiminen on monilla aloilla turhan vanhanaikainen tapa. Vaikka budjetti olisikin pilkottu osiin, ilman ennustamista lukuja katsotaan ja tulkitaan vain kokonaisuutena. Ja koska budjetin optimointi tapahtuu vuosittain, kausivaihteluun varautuminen tulee aina jälkijunassa.

Ennustaminen elää budjetin sisällä ja se laaditaan esim. kuukausi- tai kvartaaliennusteeksi. Ennustaminen antaa yritykselle tarkemman kuvan budjetin toteutumisesta, sillä budjettia päivitetään jatkuvasti ennusteen mukaiseksi. Monessa tapauksessa budjetoinnista, varsinkin kiinteästä vuosibudjetista on luovuttu kokonaan ja tilalla käytetään vain ennusteita. Esimerkiksi kasvuyrityksissä muutoksia tapahtuu jatkuvasti, jonka takia kiinteä vuosibudjetti ei tuo oikeastaan mitään hyötyä nopeiden päätösten tueksi.

Seurannan oltava jatkuvaa

Teki yritys sitten vuosibudjetin tai ennusten, tai parhaassa tapauksessa molemmat, seurannan on oltava jatkuvaa. Seuranta ja lukujen tulkinta kertoo, missä onnistuttiin ja missä ei. Seurannan avulla myös havaitaan mahdolliset poikkeamat sekä syy-seuraussuhteet. Sitä voidaan myös helposti hyödyntää myyntiin ja markkinointiin, joista kerron esimerkkejä hieman alempana.

Budjetoinnin ja seurannan hyödyt

Budjetointi ja sen seuranta tuo lukuisia hyötyjä ja mahdollistavat tehokkaan osabudjetoinnin, joka pilkkoo kokonaisbudjetin helposti seurattaviksi osiksi. Henkilöstöbudjetit ostobudjetit, myyntibudjetit ja projektibudjetit ovat hyviä esimerkkejä osabudjeteista. Kerron hyödyistä nyt vähän konkreettisemmin ja tarkemmin

Kassavirta paranee ennustamisen avulla

Kassavirta on yksi tärkeimmistä mittareista, mitä seurannan avulla voidaan mitata ja seurata. Hyväkin kasvu tyrehtyy heikkoon kassavirtaan. Kassavirtaennusteella saadaan dataa esimerkiksi koko alan kausivaihteluista. Kausivaihtelut voidaan ottaa hyvissä ajoin huomioon ja se voidaan huomioida esimerkiksi myynnissä ja markkinoinnissa lisäämällä tai vähentämällä toimenpiteitä alan kausivaihteluita mukaillen.

Kassavirtaennusteesta saadaan myös huomattavasti tarkempi ja se voi porautua aina yksittäisiin toimittajiin asti - milloin olisi paikallaan rahoittaa osa saatavista ja milloin taas laskutus vetää kuin vanhat ikkunat?

Myynti ja markkinointi tehostuu

Rullaava budjetti sekä ennustaminen auttavat myös myyntiä ja markkinointia toimimaan tehokkaammin. Myyntijohtajalla on aina tuoreet kvartaalitavoitteet, jotka voidaan pilkkoa kuukausitavoitteiksi. Markkinointi voi tukea myyntiä esimerkiksi kohdentamalla markkinointia sinne, missä toteutuneen datan mukaan on tehty kulloinkin tuottavinta myyntiä.

Näin voidaan jo ennakolta välttää myynnin kausivaihteluita kun myyjät ovat oikeaan aikaan yhteydessä ja sitä kautta itse myyntiin ja myyntiprosessiin kuluva aika minimoituu. 

Projektit ja tarjouslaskennat helpottuvat

Jos yritys toimii esimerkiksi urakoinnin parissa, voidaan hyvin olettaa, että projekteja on käynnissä useita päällekkäin. Käytännössä tarjouskilpailun voittaa aina halvin tarjous. Toisin sanoen eniten itsensä liriin hinnoitellut urakoitsija saa urakan hoitaakseen, jolloin onnistunut ja toimiva budjetointi, ennustaminen ja raportointi ovat äärimmäisen isossa roolissa. 

Siinä tapauksessa myös urakan budjetin määrittää tarjouksen euromäärät, joissa tulee pysyä. Oikein tehdyllä budjetoinnilla ja seurannalla saadaan arvokasta tietoa, millä projektin osa-alueilla ollaan onnistuttu ja missä pitää petrata, jotta seuraava projekti onnistuu vielä paremmin.

Toteutuneet ennusteet ja budjetit yhdessä raportoinnin avulla auttavat myös urakkalaskennassa. Tiedetään ja nähdään datan avulla, miten paljon mikäkin urakan vaihe vie työtunteja ja aineellisia kustannuksia - välillisä ja välittömiä. 

Näin toimimalla urakoitsija on vähemmän lirissä ja todennäköisemmin tarjouskilpailun kärkikahinoissa mukana.


Me olemme budjetoinnin apuna - oli tarve sitten se "näin paljon rahaa tarvitsen" tai maailmanvalloitus.